Conversatie met je klant

door Madelon van den Akker

De conversatie met je klant is het actieve gesprek uit je conversatie overzicht (de lichtgrijs gekleurde conversatie)

De simpele uitleg is dat je onderin de conversatie met je klant kan chatten of mailen. Daarnaast heb je verschillende acties die je rondom deze conversatie kan uitvoeren. Hier de uitleg van alle opties die je hebt binnen een conversatie:

  1. Gesprekken toekennen - bovenin de conversatie zie je aan wie de conversatie is toegekend. Door op het pijltje naast de conversatie te klikken kun je het gesprek aan niemand, iemand anders of een team toekennen. Stel dat de klant iets vraagt waar een collega bij moet helpen kun jij de conversatie toekennen aan je collega (tip, zet er dan wel een notitie in zodat de collega begrijpt wat de bedoeling is).
  1. Snoozen, Sluiten & Conversatie URL kopiëren

Met Snoozen kun je een gesprek tijdelijk in de wacht zetten. Dit kun je bijvoorbeeld doen wanneer je met de klant afspreekt dat je hem de volgende dag een update geeft of dat een collega hem de volgende dag verder helpt. Door te snoozen verdwijnt de conversatie uit je overzicht en komt hij pas weer omhoog wanneer je er weer wat mee moet doen.

Ben je klaar met een conversatie, kun je middels de Sluitknop het gesprek afsluiten.

Met de 3 stipjes kun je de conversatie URL kopiëren, dit is handig wanneer je voor ons een vraag hebt over een specifieke conversatie of wanneer je een gesloten conversatie wil delen met een collega.

In het overzicht van gesnoozede/gesloten berichten kun je zien welke berichten daar nog staan en ze eventueel ook eerder weer terug halen. Wanneer de klant voor de deadline reageert opent Belco automatisch het bericht.
  1. Reageer, Notitie & Doorsturen

Onderin de conversatie kun je op het gesprek reageren, een notitie maken voor jezelf of een collega of de conversatie doorsturen, bijvoorbeeld naar een leverancier met een vraag voor de klant. Het benoemen van een collega in de notitie doe je middels een @met de naam van de collega. Bij het doorsturen van een bericht kun je er middels een vinkje onderin voor kiezen om notities mee te sturen.

  1. Taggen en toetsenbord instellingen

Aan de rechterkant van je gespreksbalk zie je de mogelijkheid om het gesprek te Taggen en om je Toetsenbord in te stellen. Het taggen van een gesprek kan handig zijn als een klant bijvoorbeeld vraagt naar een product dat niet leverbaar is en je hem zodra het product er weer is een melding wil geven. Wanneer je de conversatie tagt kun je hem later terugvinden op de desbetreffende tag.

De Toetsenbord instellingen geven je een overzicht van drie handige sneltoetsen. Daarnaast kun je er voor kiezen of je jouw reacties wil versturen wanneer je op Enter klikt of op Ctrl + Enter. Ook zie je welke sneltoetsen je dan kunt gebruiken bij het typen van je tekst. Het gebruik van Ctrl. + Enter is handig wanneer je gewend bent te typen met Enters, wanneer je dit dan niet hebt ingesteld verstuurd Belco elk stuk tekst apart.

  1. Snelle reactie, Bijlage toevoegen, Emoji's en Cobrowsen

Wanneer je Snelle Reacties hebt aangemaakt kun je ze middels de button snelle reacties de reacties vinden en selecteren om te gebruiken. Je kunt deze ook zoeken middels een # en een deel van het bericht. Wil je meer weten over snelle reacties en hoe je deze maakt lees dan dit artikel: Alles over snelle reacties

Tegenwoordig werken we vaak met Emoji's, ook in Belco kun je hier gebruik van maken. Middels het Smiley icoontje kun je een emoji invoegen of door gebruik te maken van :engelse omschrijving: In dit artikel vindt je meer over het gebruik van emoticons: Sneltoetsen voor Emoji's

Soms kan het handig zijn om klanten een afbeelding van een product te sturen. Bijvoorbeeld wanneer een klant een aanvullende vraag heeft over een product en jij dit wil illusteren middels een afbeelding. Dit kun je door door middel van het invoegen van een bijlage in je chat/mail. In het geval van een mail maakt het systeem een bijlage aan zoals je dat gewend bent en in het geval van een chat zul je ook gelijk de afbeelding in de chat zien.

Cobrowsen zorgt er voor dat je mee kunt kijken met de klant. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om een klant door je website te begeleiden naar de juiste pagina of informatie of wanneer een klant een probleem heeft met hem mee kijken of jij dit probleem voor hem op kunt lossen.

  1. Reageer & sluit en Reageer

Bij punt 2 in dit artikel hebben we het al gehad over het sluiten van een conversatie. Je hebt ook de mogelijkheid om middels de Reageer & sluit button gelijk te reageren en het gesprek te sluiten. Hierdoor hoef je maar 1 handeling uit te voeren. Let wel op, wanneer je gebruik maakt van de beoordelingsmodule in Belco krijgt de klant gelijk de vraag om te beoordelen, zorg dus dat je dan zeker weet dat je klaar bent.

In plaats van op Enter of Ctrl + Enter kun je ook reageren door op de button Reageer te klikken.

Wanneer je in de conversatie met je muis over het moment van versturen gaat zie je de exacte datum en tijd