Wat zijn meldteksten en wat houden ze in?
Geüpdatet
door
Reinoud Nicolai
Je zal lezen over de volgende punten:
- Wat zijn meldteksten nou eigenlijks?
- Welke meldingen zijn er binnen de telefonie?
- Hoe upload ik mijn eigen gemaakte meldteksten?
- Wat zijn de standaard meldingen die ik kan aanzetten?
ㅤㅤ
Wat zijn meldteksten nou eigenlijks?
Een meldtekst is in feite een audiobestand in mp3-formaat dat we kunnen uploaden naar ons systeem. Deze meldteksten bevatten gesproken berichten die de luisteraars zullen horen. Het interessante is dat, omdat we verschillende meldteksten nodig hebben binnen onze telefonie-infrastructuur, elke meldtekst specifieke informatie zal verstrekken aan de luisteraar, afhankelijk van de situatie of context.
ㅤ
ㅤㅤ
Welke meldingen zijn er binnen de telefonie?
ㅤ
Welkomstbericht:
Dit bericht wordt afgespeeld zodra de telefoonverbinding tot stand is gebracht. Het bevat een begroetingsboodschap om de klant te verwelkomen en een goede start te geven aan het gesprek.
Voorbeelden:
Hartelijk welkom! We schakelen je door naar een beschikbare medewerker.
Goedendag! We zullen je nu doorverbinden met een van onze beschikbare medewerkers.
ㅤ
Keuzemenu:
Het keuzemenu speelt een meldtekst af waarin alle beschikbare opties binnen het belmenu aan de lead of klant worden gepresenteerd. Hierdoor kan de beller een weloverwogen keuze maken om zo effectief mogelijk te worden geholpen.
Voorbeelden:
Om je de best mogelijke hulp te bieden, verzoeken we je vriendelijk om een keuze te maken. Druk op 1 voor support of op 2 voor sales.
Om je snel en efficiënt van dienst te kunnen zijn, verzoeken we je om een keuze te maken. Selecteer 1 voor ondersteuning of 2 voor verkoop.
ㅤ
Timeout:
De timeout-melding markeert het einde van de maximale wachttijd voor de beller. Wanneer deze tijdslimiet is overschreden en er geen medewerker beschikbaar is, ontvangt de beller een melding waarin wordt aangegeven dat er op dat moment helaas geen medewerker beschikbaar is om de lead of klant te assisteren.
Voorbeelden:
Het spijt ons, maar op dit moment zijn we niet in staat om je oproep te beantwoorden. Probeer het alsjeblieft later opnieuw
Wij zijn momenteel niet beschikbaar om je oproep te beantwoorden.
ㅤ
Gesloten:
De gesloten melding wordt afgespeeld wanneer de openingstijden die zijn gekoppeld aan het telefoonnummer aangeven dat de organisatie gesloten is. Zo wordt de beller onmiddellijk op de hoogte gebracht wanneer ze contact opnemen buiten de openingstijden.
Voorbeelden:
Bedankt voor je oproep, maar helaas zijn we op dit moment buiten onze telefonische bereikbaarheidstijden. We zijn beschikbaar tijdens onze normale werkuren.
Goedendag! Onze telefoonlijnen zijn op dit moment niet bemand. Je kunt ons bereiken binnen onze reguliere openingstijden. Dank je wel voor je begrip.
ㅤ
Lunchpauze:
De lunchpauze-melding wordt geactiveerd wanneer de openingstijden aangeven dat het klantenservice team op dat moment een pauze heeft en daarom de telefoon niet kan beantwoorden. Dit helpt de beller begrijpen waarom er geen directe respons is.
Voorbeelden:
Bedankt voor je oproep, maar op dit moment is onze lunchpauze. Vanaf 13:00 uur zijn we weer beschikbaar om je te assisteren.
Goedendag! Momenteel zijn we aan het lunchen. Je kunt ons bereiken vanaf 13:00 uur wanneer we weer beschikbaar zijn voor je vragen en verzoeken.
ㅤ
Vakantie:
De vakantiemelding wordt afgespeeld wanneer de openingstijden aangeven dat het telefoonnummer gesloten is vanwege een geplande vakantieperiode. Hierdoor worden bellers geïnformeerd over de specifieke situatie.
Voorbeelden:
Hartelijk welkom! We schakelen je door naar een beschikbare medewerker.
Goedendag! We zullen je nu doorverbinden met een van onze beschikbare medewerkers.
ㅤ
ㅤ
Voicemail:
Als je niet in staat bent om de klant direct telefonisch te assisteren, zoals bij sluitingstijden of overbelasting, wordt de voicemail melding geactiveerd. Hiermee kunnen klanten na een pieptoon hun vraag of opmerking inspreken voor verdere opvolging.
Voorbeelden:
Hartelijk welkom! We schakelen je door naar een beschikbare medewerker.
Goedendag! We zullen je nu doorverbinden met een van onze beschikbare medewerkers.
ㅤㅤ
ㅤ
Wachtmuziek:
Terwijl bellers in de wacht staan voor een beschikbare medewerker, wordt er wachtmuziek afgespeeld om de wachttijd aangenamer te maken en te signaleren dat het gesprek nog in behandeling is.
ㅤㅤ
Hoe upload ik mijn eigen gemaakte meldteksten?
Binnen de telefonie instelling bij de meldingen, vind je een potlood icoontje om het bandje te wijzigen. Volg onderstaande stappen om bij deze instellingen uit te komen. Mocht je ze nog moeten opnemen, dan zou dat met een tool zoals deze kunnen, we raden je wel aan een goede microfoon te gebruiken:
- Klik op het tandwiel icoon in de linker werkbalk
- Klik op Telefoonnummers onder het kopje Account
ㅤ
- Klik op het telefoonnummer waarin je wijzigingen wil maken.
ㅤ
- Scroll helemaal naar beneden, daar vind je de meldingen.
ㅤ
ㅤ
- Klik op het potlood icoon om de huidige melding te bewerken.
ㅤ
ㅤ
- Vervolgens heb je de 3 keuzes, waaronder de optie om een media bestand te uploaden:
ㅤ
Standaard meldteksten
Belco zelf heeft ook een aantal standaard bandjes die je kan toevoegen aan het telefonie kanaal. Hieronder lees je hoe deze bandjes heten in de media bibliotheek, en wat voor tekst de melding bevat.
Welkomstbericht
Naam: Welkom
Tekst: Welkom, wij verbinden je door met een beschikbare medewerker
Timeout
Naam: Niemand bereikbaar
Tekst: Helaas is er op dit moment niemand bereikbaar
Gesloten
Naam: Gesloten
Tekst: Welkom, op dit moment zijn we telefonisch gesloten
Voicemail
Naam: Voicemail
Tekst: Laat een bericht achter na de piep
